Blog · Conformità e documenti
Tracciabilità dei lotti e richiamo: come si organizza
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La tracciabilità dei lotti è la differenza fra un richiamo circoscritto e un catalogo fermo. Quando una segnalazione arriva, la prima domanda dell'autorità è sempre la stessa: quali unità sono interessate. Se la risposta è «tutte», il provvedimento copre tutto, e con il provvedimento arrivano il ritiro, la comunicazione ai clienti e il danno commerciale. Se la risposta è «la partita prodotta fra marzo e aprile», il provvedimento copre quella partita e il resto del catalogo continua a vendere.
Tracciabilità dei lotti: che cosa deve permettere di rispondere
Un sistema di tracciabilità minimo risponde a quattro domande: da quali componenti è fatta questa unità, quando è stata prodotta, a chi è stata venduta, e che cosa è successo alle altre unità della stessa partita. Se una delle quattro non ha risposta, il sistema non è un sistema: è un archivio.
La prima domanda è quella che si trascura. Sapere che un articolo è stato prodotto in aprile non serve se non si sa quale fornitore ha fornito il silicone di quel mese: se il problema è nel materiale, la partita interessata è quella che ha usato quel materiale, non quella del mese di produzione.
Dove si mette il lotto
Il lotto deve essere leggibile senza aprire la confezione, e deve restare leggibile dopo la vendita. Sull'imballaggio primario, sulla confezione e sul documento di trasporto, con lo stesso codice. Un lotto stampato solo sulla scatola esterna si perde quando la scatola viene buttata, e con la scatola si perde la tracciabilità dell'unità in mano al cliente.
Per gli articoli piccoli il lotto va sull'imballaggio individuale, non sull'oggetto: incidere il lotto sul prodotto è possibile ma introduce un costo e un rischio di danno che raramente si giustifica.
Il legame con il fornitore
| Anello | Dato da conservare | Per quanto |
|---|---|---|
| Materiale | Lotto del compound, rapporto di prova | Dieci anni |
| Produzione | Data, linea, operatore, controllo in corso | Dieci anni |
| Ispezione finale | Piano di campionamento, esito, ispettore | Dieci anni |
| Vendita | Cliente, quantità, data di consegna | Dieci anni |
La seconda riga è quella che rende possibile la prima: senza la registrazione di quale lotto di materiale è entrato in produzione in quale giorno, il legame fra componente e unità non esiste. È un dato che il fornitore ha e che l'importatore deve chiedere contrattualmente, non a voce.
La procedura di richiamo
Una procedura di richiamo ha sei passaggi, e il primo non è la comunicazione: è la decisione. Chi decide che il prodotto va ritirato, con quale motivazione, e con quale perimetro. Senza un soggetto identificato che decide, la procedura si blocca proprio quando il tempo conta.
- Decisione. Un soggetto nominato, con un sostituto, e un criterio scritto su quando si ritira e quando si sospende la vendita.
- Perimetro. Identificazione delle unità interessate tramite il lotto, e delle unità che condividono il componente critico.
- Blocco. Fermo della spedizione e richiamo delle unità in magazzino, comprese quelle presso i distributori.
- Comunicazione. Avviso ai clienti nella lingua del mercato, con istruzioni chiare su che cosa fare.
- Autorità. Notifica secondo le modalità previste, con i dati del prodotto e le misure adottate.
- Chiusura. Rapporto finale con le quantità recuperate, le cause e la misura correttiva.
Il quarto passaggio è quello dove si vede la differenza fra un'impresa preparata e una che improvvisa: l'avviso va scritto prima, non durante. Un modello già redatto, con i campi da riempire, si completa in un'ora; un avviso scritto da zero in emergenza contiene errori e omissioni.
Il test annuale
Una procedura che non viene provata non funziona. Il test si fa su una referenza, simulando una segnalazione: si sceglie un lotto, si chiede al sistema di elencare le unità vendute e i clienti, e si misura quanto tempo serve. Se il tempo supera le ventiquattro ore, il sistema va corretto, perché nella realtà il tempo disponibile è quello.
Il test ha un secondo effetto, meno evidente: rende visibile al personale che la tracciabilità non è un adempimento dell'ufficio qualità, ma un'attività di magazzino. Chi stampa il lotto e chi registra il movimento sono le persone che rendono possibile il richiamo.
Che cosa chiede il cliente professionale
Un grossista chiede tre cose: che il lotto sia indicato sui documenti, che l'impresa sia in grado di dire in quanto tempo comunica un ritiro, e che esista un riferimento da contattare. Non chiede la procedura completa: chiede la prova che esista. Nella pratica, la risposta a quella domanda decide se il contratto si chiude.
La guida sul fascicolo di valutazione del rischio spiega che cosa sta a monte della decisione di ritirare; la guida sul delisting sulle piattaforme spiega che cosa succede online quando il provvedimento arriva, e la sezione conformità e ambiente raccoglie le domande ricorrenti.
Riferimenti
I riferimenti sono il regolamento europeo, la norma di settore sui richiami e la disciplina nazionale.
- Regolamento (UE) 2023/988 relativo alla sicurezza generale dei prodotti, GUUE, 2023 — tracciabilità, obblighi di informazione e gestione dei richiami.
- ISO 10393:2013, Consumer product recall — Guidelines for suppliers, ISO, 2013 — struttura della procedura e comunicazione.
- ISO 9001:2015, Sistemi di gestione per la qualità — Requisiti, ISO, 2015 — identificazione e rintracciabilità, capitolo 8.5.2.
- Decreto legislativo 78/2026, in vigore dal 16 maggio 2026 — obblighi di comunicazione in italiano per avvisi e provvedimenti di richiamo.
La norma sui richiami distingue il ritiro volontario dal ritiro imposto: la procedura deve coprire entrambi, perché la differenza non è nel lavoro ma nel rapporto con l'autorità [ISO 10393, 2013].
Fonti e riferimenti
- Regolamento (UE) 2023/988, art. 9 — tracciabilità dei prodotti immessi sul mercato.
- Regolamento (UE) 2023/988, art. 35 — procedura di richiamo e informazione dei consumatori.
- Norma ISO 9001:2015, punto 8.5.2 — identificazione e rintracciabilità.
- [Juran, 1999] J. M. Juran (a cura di), Juran's Quality Handbook, 5ª ed., McGraw-Hill, 1999.
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