Blog · Conformità e documenti
Mandatario UE e GPSR: che cosa deve avere un importatore italiano
State definendo un assortimento? Preventivo entro 24 ore, campione in 3–5 giorni lavorativi, documentazione CE/RoHS inclusa.
Dal 13 dicembre 2024 un prodotto di consumo non può essere immesso sul mercato dell'Unione se non esiste un operatore economico stabilito nell'Unione che ne risponda. Non è una formalità doganale ed è il punto in cui si blocca la maggior parte delle pratiche: la domanda non è «avete il certificato», ma «chi risponde, con quale indirizzo, e dove sono i documenti». Per un importatore italiano la risposta comoda è spesso sé stesso — ma solo se ha davvero il fascicolo, e non soltanto un timbro.
Chi è il mandatario UE, e in quale ordine si sceglie
L'articolo 16 del regolamento (UE) 2023/988 rinvia ai compiti dell'articolo 4 del regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato. L'ordine non è libero: si applica una gerarchia. Primo, il fabbricante stabilito nell'Unione. Secondo, l'importatore, quando il fabbricante è fuori dall'Unione. Terzo, un mandatario con mandato scritto, quando non c'è né fabbricante né importatore nell'Unione. Quarto, in ultima istanza, il fornitore di servizi di adempimento (fulfilment). [Regolamento 2019/1020, 2019]
Nella pratica di un importatore italiano la posizione è la seconda, ed è la più comoda: comprando e immettendo sul mercato, l'importatore diventa la persona responsabile senza dover firmare alcun mandato. Il mandato serve in un altro scenario, molto frequente nel private label: il marchio è italiano, il fabbricante è cinese, e il marchio vende in dropshipping senza mai acquistare la merce in proprio. In quel caso nessuno importa, e senza un mandatario scritto il prodotto non è immissibile.
I quattro compiti che il ruolo porta con sé
La persona responsabile non è una casella postale. Deve verificare che la dichiarazione UE di conformità e il fascicolo tecnico siano stati redatti e li deve tenere a disposizione dell'autorità; deve fornire su richiesta motivata la documentazione che dimostra la conformità; deve informare l'autorità quando ritiene che il prodotto presenti un rischio; deve cooperare alle azioni correttive, fino al ritiro o al richiamo. L'articolo 16, paragrafo 2, aggiunge un obbligo che viene quasi sempre dimenticato: controllare con regolarità che il prodotto corrisponda al fascicolo tecnico e porti le informazioni di identificazione e di sicurezza richieste, e documentare questi controlli.
Quel verbo — documentare — è la differenza tra un ruolo e un indirizzo stampato sulla scatola. Un'autorità che chiede prova dei controlli periodici non si accontenta della dichiarazione: vuole una data e un esito. Nella pratica si risolve con un registro di due pagine, compilato a ogni spedizione o a ogni campagna: riferimento del lotto, data del controllo, cosa è stato verificato, chi lo ha verificato, esito.
| Scenario | Chi risponde | Cosa serve |
|---|---|---|
| Importatore italiano che acquista e rivende | L'importatore stesso | Fascicolo tecnico ricevuto dal fabbricante, con obbligo contrattuale di aggiornamento |
| Marchio italiano in dropshipping da fabbricante extra-UE | Mandatario con mandato scritto | Mandato che copra i quattro compiti, archivio dei documenti, indirizzo sui materiali |
| Grossista che rivende a rivenditori italiani | Resta l'importatore o il mandatario a monte | Il grossista verifica gli elementi visibili e conserva la traccia dei fornitori |
| Vendita su marketplace da venditore extra-UE | Persona responsabile indicata nell'annuncio | Nome e indirizzo nell'offerta online, oltre ai dati del fabbricante |
Le clausole del mandato convivono spesso con quelle sullo stampo: vedi proprietà dello stampo e clausole contrattuali, da leggere nello stesso accordo.
Il mandato scritto: quattro clausole che fanno la differenza
Un mandato generico viene firmato in dieci minuti e contestato il giorno in cui arriva una richiesta. Le clausole che contano sono quattro, e nessuna riguarda il compenso.
L'elenco dei compiti, per riferimento normativo. Non «il mandatario svolge le attività previste dalla normativa»: l'articolo 4, paragrafo 3, lettere da a) a d), citato uno per uno. Un mandato che rinvia alla norma senza elencare i compiti lascia fuori, quasi sempre, l'obbligo di controllo periodico documentato.
La durata dell'archivio. Il fascicolo tecnico va tenuto a disposizione per dieci anni dopo l'immissione sul mercato. Se il mandato dura dodici mesi e non dice chi conserva i documenti dopo la scadenza, alla prima verifica il file non esiste più. Va scritto: chi conserva, per quanto, e con quale obbligo di consegna alla cessazione.
L'obbligo di aggiornamento a carico del fabbricante. Un rapporto di prova su una formulazione che poi cambia è carta. Il mandato deve prevedere che qualsiasi modifica di materiale, fornitore di materia prima, sito di produzione o imballaggio venga comunicata prima, con nuovo rapporto se la modifica tocca il contatto cutaneo.
Il diritto di rifiutare. Il mandatario deve poter sospendere la messa a disposizione se i documenti non arrivano. Un mandato che non prevede questo potere trasforma il mandatario in un parafulmine senza strumenti.
Il perimetro documentale è lo stesso che vale per l'intera UE: la guida alle certificazioni CE, RoHS e REACH elenca ciò che il fascicolo deve contenere.
Che cosa cambia per un importatore italiano nel 2026
Il quadro sanzionatorio nazionale è stato riscritto. Secondo la ricostruzione pubblicata dalle società di consulenza sulla conformità, il decreto legislativo 8 aprile 2026, n. 78 — in vigore dal 16 maggio 2026 — ha sostituito l'articolo 112 del Codice del Consumo: per l'immissione o la messa a disposizione di prodotti pericolosi sono previsti arresto da sei mesi a un anno e ammenda da 10.000 a 100.000 euro, elevata fino a 150.000 euro quando il prodotto presenta un rischio grave. Lo stesso decreto ha introdotto l'articolo 110-bis, che disciplina lo Sportello per la sicurezza delle imprese (Safety Business Gateway) e lo Sportello per la sicurezza dei consumatori. Il testo consolidato va letto su Normattiva prima di qualunque valutazione: le cifre qui riportate servono a capire l'ordine di grandezza del rischio, non a redigere un parere.
La conseguenza pratica è una sola: la documentazione non è più un costo di struttura da rimandare. Con un'esposizione di quella portata, il fascicolo tecnico smette di essere un obbligo formale e diventa la polizza dell'importatore — e va preteso dal fornitore prima del primo ordine, quando si ha ancora il potere di scegliere.
Domande frequenti
Serve un mandatario se compro io dal fabbricante cinese? No, e questa è la parte che sorprende molti importatori: chi acquista e immette sul mercato assume già il ruolo di persona responsabile per il fatto stesso di importare. Il mandato diventa necessario quando nell'Unione non c'è né fabbricante né importatore, cioè nel dropshipping e nella vendita diretta da un venditore extra-UE verso consumatori italiani.
Il mandatario è responsabile se il prodotto è difettoso? Il mandatario risponde dei compiti che il mandato gli attribuisce: tenere il fascicolo, fornirlo su richiesta, informare l'autorità, cooperare alle azioni correttive. La responsabilità per il difetto del prodotto resta in capo al fabbricante e, per la parte di verifica, all'importatore. Un mandato che addossa al mandatario la responsabilità del prodotto è sbilanciato e va rinegoziato.
Quanto costa e quanto dura nominarlo? Il costo dipende dal numero di referenze e dalla frequenza dei controlli; la parte che si sottovaluta è il tempo di raccolta dei documenti, che è a carico del fabbricante. La nomina si formalizza in pochi giorni, ma diventa operativa solo quando il fascicolo è completo: firmare prima di avere i documenti significa assumere il ruolo senza avere gli strumenti per svolgerlo.
L'indirizzo del mandatario deve stare sulla scatola? Deve comparire sul prodotto, sull'imballaggio, sul pacco o su un documento di accompagnamento, e deve comparire anche nell'offerta online quando il fabbricante è fuori dall'Unione. È un dato verificabile da chiunque, cliente o concorrente: va scritto bene la prima volta.
Che cosa succede se il fascicolo è incompleto a un controllo? La sequenza tipica è richiesta scritta con termine, verifica documentale, eventuale misura restrittiva sulla messa a disposizione. Il costo maggiore non è la sanzione ma il fermo della merce, che colpisce l'importatore e non il fabbricante. Per questo la verifica va fatta in ingresso, non dopo la dogana.
Fonti e riferimenti
- Regolamento (UE) 2023/988 del Parlamento europeo e del Consiglio, relativo alla sicurezza generale dei prodotti — articoli 16, 19 e 20; applicabile dal 13 dicembre 2024.
- Regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato e sulla conformità dei prodotti — articolo 4, paragrafi 2, 3 e 4.
- Regolamento (UE) 2017/745 relativo ai dispositivi medici — criteri di qualificazione, per escludere che un accessorio intimo sia un dispositivo medico.
- Decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206 — Codice del Consumo, articoli 110-bis e 112 come modificati dal decreto legislativo 8 aprile 2026, n. 78.
- Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 111 del 15 maggio 2026 — pubblicazione del decreto legislativo 8 aprile 2026, n. 78.
- Regolamento (UE) 2024/1328 che modifica l'allegato XVII del regolamento (CE) n. 1907/2006 — restrizione di D4, D5 e D6 oltre lo 0,1% in peso, applicabile dal 6 giugno 2026.
- Commissione europea, Guida blu all'attuazione delle regole UE sui prodotti (2022) — sezione 3.6 sugli operatori economici.
Percorso d’acquisto
Quattro porte per chiudere la decisione: la gamma, le condizioni, la prova industriale e le guide.