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Pianificare il riassortimento: come non restare senza scorte
State definendo un assortimento? Preventivo entro 24 ore, campione in 3–5 giorni lavorativi, documentazione CE/RoHS inclusa.
La rottura di stock raramente dipende da un fornitore lento: dipende da un ordine partito tardi. Un accessorio prodotto in Cina impiega da cinque a sette settimane tra conferma, produzione, controllo e trasporto, e in quel periodo il magazzino continua a vendere. Chi riordina quando vede il fondo della scatola ha già perso tre settimane di vendite, e le recupera solo pagando l'aereo. Il metodo che segue serve a decidere la data dell'ordine, non la quantità: la quantità si calcola, la data si sceglie. [Incoterms, 2020]
I tre numeri da avere prima di parlare con il fornitore
Qualunque ragionamento sulla scorta si regge su tre dati, e il primo è quello che quasi nessuno misura davvero. La velocità di vendita per referenza, espressa in pezzi a settimana, non in pezzi al mese: il mese nasconde le oscillazioni e arrotonda per eccesso le referenze lente. Il tempo di approvvigionamento reale, misurato dalla conferma d'ordine all'ingresso in magazzino, non dalla data di spedizione: tra quei due momenti ci sono il controllo qualità, la prenotazione del volo o del container, lo sdoganamento e il trasporto interno. La variabilità, cioè di quanto quel tempo è già variato nelle ultime tre spedizioni.
Chi salta la terza misura costruisce una scorta di sicurezza su una media e si trova scoperto proprio nel mese in cui il trasporto slitta di due settimane. È sempre lo stesso mese: quello in cui tutti ordinano insieme.
La formula è banale e va scritta una volta sola: punto di riordino = (consumo settimanale × settimane di approvvigionamento) + scorta di sicurezza. Con 15 pezzi a settimana e quattro settimane di attesa, il riordino scatta a 60 pezzi più la scorta. La scorta, a sua volta, copre la variabilità: se l'approvvigionamento è andato da quattro a sei settimane nelle ultime spedizioni, la differenza di due settimane va messa nel calcolo, e sono 30 pezzi, non un'arrotondatura.
Ogni ondata immobilizza capitale: il calcolo di quanto capitale resta fermo in magazzino va fatto prima di fissare le date, non dopo.
Il riassortimento in tre ondate, non in dodici mesi
Il mercato degli accessori intimi ha tre picchi e un deserto. Il primo picco è febbraio, con la coda che parte dalla seconda settimana di gennaio. Il secondo è giugno-luglio, spinto dalle vacanze e dalla stagione. Il terzo è novembre-dicembre, con il Black Friday che ormai anticipa il Natale di tre settimane. Il deserto è settembre-ottobre, quando il traffico cala e il magazzino sembra troppo pieno: è esattamente il momento in cui si prepara febbraio.
Questo significa che l'ordine per febbraio va confermato tra la fine di novembre e i primi di dicembre, non a gennaio. L'ordine per giugno va confermato a marzo. L'ordine per novembre-dicembre va confermato tra agosto e i primi di settembre, e in agosto le fabbriche cinesi hanno una pausa che sposta tutto di due settimane. Sono tre decisioni all'anno, non dodici: chi ordina ogni mese sta pagando tre volte il trasporto e non ha mai la referenza giusta al momento giusto.
| Ondata | Picco di vendita | Ordine da confermare | Rischio se si parte tardi |
|---|---|---|---|
| San Valentino | metà gennaio - metà febbraio | fine novembre - inizio dicembre | Capodanno cinese a febbraio: la fabbrica chiude e si riapre a marzo |
| Estate | giugno - luglio | marzo | Stagione alta del trasporto aereo, tariffe in aumento del 20-30% |
| Fine anno | novembre - dicembre | agosto - inizio settembre | Pausa estiva delle fabbriche e congestione dei porti a ottobre |
La riga che fa più danni è la prima. Il Capodanno cinese cade in date diverse ogni anno e ferma la produzione per due o tre settimane: un ordine confermato a metà gennaio per un picco di febbraio non arriva in tempo, e non c'è trasporto aereo che lo salvi, perché il problema non è il trasporto ma la linea di produzione ferma.
La prima cosa da chiedere è la soglia reale per referenza: la trovate spiegata in quante unità compongono davvero un MOQ, colori compresi.
Che cosa chiedere al fornitore per non restare senza
Un fornitore che vi dice soltanto il tempo di produzione non vi ha detto nulla di utile. Le informazioni che riducono davvero il rischio sono altre quattro.
La finestra di produzione, non il tempo. «25-35 giorni» è una finestra; «30 giorni» è una promessa che nessuno mantiene. Chiedete la finestra e chiedete cosa la fa slittare: disponibilità dei componenti, saturazione della linea, festività.
La disponibilità per referenza e per colore. Le referenze non sono tutte uguali: alcune hanno scorte semifinite, altre si producono solo su ordine. Sapere quali sono le seconde cambia il calcolo della scorta di sicurezza per referenza, e impedisce di accumulare capitale su ciò che si vende lento.
La politica sui richiami parziali. Se un ordine misto può essere spedito in due volte, la scorta si libera prima e il capitale gira. Se non può, va scritto nel calcolo. È una clausola negoziabile e quasi nessuno la chiede.
Il preavviso sulle modifiche. Un cambio di materia prima, di fornitore di componenti o di sito produttivo può spostare la produzione di settimane. Chiedete che venga comunicato con un preavviso minimo contrattuale: serve a voi per riprogrammare, e serve a loro per non perdere il cliente.
L'ultima raccomandazione è la meno tecnica e la più utile: la scorta di sicurezza non si calcola una volta. Si ricalcola dopo ogni spedizione, con il tempo di approvvigionamento realmente osservato. Un foglio di calcolo con tre colonne — data di conferma, data di ingresso in magazzino, differenza — vale più di qualunque modello teorico, perché misura il vostro fornitore e non un fornitore medio.
Domande frequenti
Quanta scorta di sicurezza serve su un accessorio intimo? Da due a quattro settimane di consumo per le referenze ad alta rotazione, da quattro a sei per quelle che si vendono in occasione di un picco. La cifra non si sceglie per prudenza: si calcola sulla variabilità osservata del tempo di approvvigionamento. Se il vostro fornitore ha consegnato in quattro settimane tre volte su tre, due settimane di scorta bastano; se una volta su tre ha consegnato in sette, ne servono cinque.
Meglio ordinare poco e spesso o tanto e raramente? Dipende dal costo del trasporto rispetto al costo del capitale fermo. Sotto i 300 pezzi totali, un ordine misto più frequente riduce il rischio di invenduto e costa poco di più; sopra i 1.000 pezzi, la spedizione unica recupera sul nolo quello che perde in immobilizzo. Il punto di equilibrio si calcola, non si intuisce.
Come si gestisce il Capodanno cinese? Considerandolo una chiusura di tre settimane, non un giorno festivo. L'ordine per il picco di febbraio va confermato entro l'inizio di dicembre, e conviene chiedere al fornitore le date esatte di chiusura dell'anno in corso, che cambiano ogni volta. Chi parte a gennaio compra aereo e arriva comunque dopo il picco.
Che cosa fare con le referenze che non girano? Non riordinarle e non buttarle: spostarle sul canale che le assorbe, tipicamente il negozio fisico o il kit promozionale. La regola pratica è che una referenza che non ha venduto il 20% della scorta in dodici settimane non merita un secondo ordine, indipendentemente da quanto è bella nel catalogo.
Il riassortimento si può pianificare senza dati di vendita storici? Sì, ma con margini più larghi. Al primo anno si parte da due settimane di scorta e si corregge dopo otto settimane di osservazione. Il primo ciclo non è una previsione: è una misurazione.
Fonti e riferimenti
- Camera di Commercio Internazionale, Incoterms 2020 — ripartizione di costi, rischi e obblighi di consegna nelle vendite internazionali.
- Regolamento (UE) 2023/1542 relativo alle pile e ai accumulatori — condizioni di trasporto e documentazione delle batterie al litio integrate.
- Decreto legislativo 20 novembre 2008, n. 188 — pile e accumulatori, recepimento della direttiva 2006/66/CE.
- Regolamento (UE) 2023/988 relativo alla sicurezza generale dei prodotti — obblighi di tracciabilità che condizionano la gestione dei lotti a magazzino.
- Norma IEC 60529 — gradi di protezione forniti dagli involucri, rilevante per la conservazione in ambiente umido.
- Dati di produzione interni Slow Lune, 2024-2026 — finestre di produzione e tempi di approvvigionamento osservati sulle spedizioni verso l'Italia.
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