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Scorte di sicurezza: quanto capitale vale la pena immobilizzare
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La scorta di sicurezza è la voce di magazzino che nessuno discute e che tutti pagano. Si calcola con una formula semplice, si giustifica con una frase ragionevole — «meglio abbondare» — e nel giro di due anni diventa il secondo costo del magazzino dopo la merce invenduta. La domanda utile non è «quanta scorta di sicurezza mi serve», ma «quanto mi costa ogni punto di livello di servizio che sto comprando». Sono due numeri molto diversi, e il secondo è quello che il comitato d'acquisto non vede mai.
Scorte di sicurezza: la formula e perché il risultato sorprende
La scorta di sicurezza si calcola come il prodotto tra il fattore di servizio e la deviazione standard della domanda nel periodo di approvvigionamento: SS = Z × σd × √LT, dove σd è la deviazione standard della domanda giornaliera e LT il tempo di approvvigionamento in giorni. La radice quadrata non è un dettaglio matematico: è la ragione per cui il tempo di consegna pesa meno di quanto sembri, e per cui la variabilità della domanda pesa più di quanto sembri.
Prendiamo un caso concreto. Domanda media ottanta pezzi al giorno, deviazione standard dodici pezzi, tempo di approvvigionamento quarantacinque giorni via mare. La deviazione standard nel periodo è dodici per la radice di quarantacinque, cioè circa ottanta pezzi. Con un livello di servizio del 95 per cento, il fattore è 1,65: la scorta di sicurezza è di circa centotrentatré pezzi. Con il 99 per cento, fattore 2,33: centottantotto pezzi.
Il punto non è il numero, è il rapporto. Passare dal 95 al 99 per cento — quattro punti di servizio, che nel quotidiano si traducono in poche mancate vendite in meno all'anno — costa il quarantuno per cento di scorta in più. Su un prodotto che occupa spazio e invecchia, quel quarantuno per cento è denaro che non gira.
Il costo che non compare nel foglio di calcolo
La scorta si giudica sul costo di mantenimento, e il costo di mantenimento non è solo lo spazio. Si compone di quattro voci che vanno sommate: il costo del capitale, tra il cinque e il dieci per cento secondo il costo del denaro dell'azienda; lo spazio, che nel magazzino italiano si aggira su qualche decina di euro al metro quadro all'anno; l'assicurazione e le perdite, che su un prodotto elettronico con batteria non sono trascurabili; e il costo di obsolescenza, che su un catalogo che cambia ogni dodici mesi è la voce più grande e la meno visibile. [Direttiva 2011/7, 2011]
Sommate, queste voci portano il costo di mantenimento tra il venti e il venticinque per cento del valore della merce all'anno. È il numero che serve per decidere. Se la scorta di sicurezza media è di centotrenta pezzi su un prodotto che costa diciotto euro, il valore immobilizzato è di 2.340 euro e il costo annuo di mantenerlo è tra 468 e 585 euro. Su una referenza sola sembra poco. Su quaranta referenze sono quasi ventimila euro all'anno spesi per non avere rotture di stock, senza che nessuno abbia mai verificato quante rotture si stanno davvero evitando.
Accorciare il tempo di riordino vale più che alzare le scorte: la sequenza è in pianificare il riassortimento.
La leva che costa meno: il tempo, non il livello di servizio
Torniamo alla formula. La scorta cresce con la radice del tempo di approvvigionamento, non linearmente. Questo significa che dimezzare il tempo di consegna riduce la scorta del ventinove per cento, non del cinquanta. Sembra una cattiva notizia ed è la notizia più utile del calcolo: anche un miglioramento parziale del tempo di consegna produce una riduzione misurabile, e la riduzione è permanente mentre il livello di servizio è una scelta che si ripete a ogni riordino.
Su un prodotto che viaggia via mare in quarantacinque giorni, le leve realistiche sono tre. La prima è il transit time: passare da un servizio di gruppo a un servizio diretto, o cambiare porto di arrivo, può valere una settimana senza toccare il prezzo della merce. La seconda è la parte amministrativa: la conferma d'ordine, la lettera di credito, la prenotazione del container. Su molti ordini il tempo tra il pagamento e la partenza è più lungo del tempo tra la partenza e l'arrivo. La terza è la programmazione: un ordine aperto con previsioni trimestrali viaggia prima di un ordine spot, e viaggia prima perché è stato deciso prima.
Nessuna delle tre richiede di comprare più merce. Tutte e tre richiedono di lavorare sul calendario, che è la parte dell'acquisto che nessuno guarda perché non ha un prezzo unitario.
La formula smette di funzionare quando il prezzo cambia per scaglione: vedi come si legge un listino di fabbrica.
Dove la formula smette di funzionare
La formula assume una domanda continua e una variabilità stabile. Un catalogo B2B non è così: la domanda arriva a blocchi, perché un cliente ordina seicento pezzi in un giorno e poi niente per tre settimane. In quel caso la deviazione standard calcolata sui giorni è dominata dagli zeri e produce una scorta sottostimata. La correzione pratica è calcolare la variabilità sul periodo di riordino del cliente, non sul giorno, e trattare separatamente le referenze che hanno uno o due clienti grandi.
Il secondo caso in cui la formula inganna è la referenza nuova. Su un prodotto senza storico non c'è deviazione standard, e chi la inventa sta facendo una previsione travestita da calcolo. La pratica corretta è partire con una scorta bassa, un tempo di riapprovvigionamento corto e un riordino frequente, accettando qualche rottura per le prime otto-dodici settimane: è il periodo in cui la rottura costa meno, perché la domanda non è ancora consolidata.
Il terzo è la referenza a fine vita. Quando una referenza esce di produzione, la scorta di sicurezza non serve più: serve la scorta di copertura, che è un'altra cosa e si calcola sulla domanda residua attesa fino alla sostituzione. Confondere le due porta a riordinare un prodotto che sta per uscire, che è il modo più costoso di gestire una transizione di catalogo.
Come si porta la decisione in un comitato d'acquisto
Un comitato d'acquisto non discute di livelli di servizio: discute di capitale circolante e di vendite perse. La traduzione corretta è quindi in due righe: quante vendite si perdono oggi per rottura di stock, e quanto capitale in più serve per ridurle. Se la risposta alla prima domanda è «poche», il livello di servizio al 99 per cento non è una scelta prudente, è una scelta non misurata.
Il secondo strumento è la distinzione per classe. Su un catalogo di quaranta referenze, cinque fanno il sessanta per cento del fatturato. Su quelle cinque un livello di servizio alto è razionale anche a costo di scorta; sulle altre quindici il livello corretto è più basso e la rottura è un evento accettabile. Applicare lo stesso livello a tutte è il modo più semplice di spendere il doppio del necessario.
Il terzo è la misura. Una rottura di stock non misurata non esiste, e nella pratica quasi nessuno misura le vendite perse: si misura il venduto, che per definizione non contiene ciò che non si è potuto vendere. Un registro delle richieste non evase, tenuto per otto settimane, vale più di qualsiasi modello previsionale, perché dice quante delle centotrenta scorte di sicurezza stavano lavorando e quante stavano solo occupando spazio.
Domande frequenti
Che cos'è la scorta di sicurezza in termini semplici? È la quantità di merce che tenete in magazzino non per coprire la domanda media, ma per coprire la differenza tra la domanda che arriva e il tempo che il riordino impiega a tornare. Serve a due variabilità insieme: quella della domanda e quella del tempo di consegna.
Come si calcola la scorta di sicurezza? Si moltiplica il fattore di servizio per la deviazione standard della domanda nel periodo di approvvigionamento. Il fattore dipende dal livello di servizio scelto: 1,28 per il 90 per cento, 1,65 per il 95, 1,96 per il 97,5, 2,33 per il 99. La deviazione nel periodo si ottiene moltiplicando la deviazione giornaliera per la radice quadrata dei giorni di approvvigionamento.
Quanto costa tenere la scorta di sicurezza? Tra il venti e il venticinque per cento del valore della merce all'anno, sommando costo del capitale, spazio, assicurazione e obsolescenza. Su un catalogo ampio è una delle prime voci di costo del magazzino, e quasi mai viene misurata separatamente.
Meglio alzare il livello di servizio o ridurre il tempo di consegna? Ridurre il tempo di consegna, quasi sempre. La scorta cresce con la radice del tempo: dimezzarlo riduce la scorta del ventinove per cento in modo permanente, mentre alzare il livello di servizio dal 95 al 99 per cento la aumenta del quarantuno per cento in modo permanente. Il primo intervento è un costo una volta, il secondo è un costo che si ripete.
Che livello di servizio è ragionevole per un catalogo B2B? Tra il 90 e il 95 per cento sulla maggior parte delle referenze, più alto sulle poche che fanno la maggior parte del fatturato. Il 99 per cento su tutto il catalogo è raramente giustificato dai numeri, e quando viene richiesto conviene chiedere quali vendite si stanno perdendo oggi.
La scorta di sicurezza va calcolata per referenza o per famiglia? Per referenza, perché la variabilità è della referenza. Si può aggregare per famiglia solo quando le referenze sono intercambiabili per il cliente, cosa che nel nostro settore accade raramente: chi cerca un modello specifico non accetta un sostituto.
Che cosa faccio con una referenza nuova, senza storico? Partite con una scorta bassa e un riordino frequente, e accettate qualche rottura per le prime otto-dodici settimane. Una scorta calcolata su una deviazione standard inventata è una previsione travestita da calcolo, e nella pratica si rivela sbagliata nella stessa direzione: troppo alta.
La scorta di sicurezza entra nel prezzo di vendita? Entra nel costo del capitale circolante, e quindi nel prezzo, anche quando nessuno la quota. Un prodotto che richiede sessanta giorni di scorta per essere servito al 95 per cento costa, in termini di capitale, più di un prodotto che ne richiede venti: se il listino non lo riflette, la differenza la state pagando voi.
Fonti e riferimenti
- UNI EN ISO 2859-1 — Procedure di campionamento per l'ispezione per attributi, schemi indicizzati per livello di qualità accettabile.
- UNI EN ISO 9001 — Sistemi di gestione per la qualità, controllo delle scorte e dei processi di approvvigionamento.
- Regolamento (UE) 2023/1542 — Pile e accumulatori, condizioni di stoccaggio e trasporto.
- Regolamento (UE) 2019/1020 — Vigilanza del mercato, rintracciabilità e conservazione della documentazione.
- D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152 — Norme in materia ambientale, gestione dei rifiuti e degli imballaggi.
- D.Lgs. 6 settembre 2005, n. 206 — Codice del Consumo, garanzia legale e termini di consegna.
- Camera di Commercio Italiana — Circolare sui termini di pagamento nelle transazioni commerciali, attuazione della direttiva 2011/7/UE.
- UNI EN ISO 31000 — Gestione del rischio, principi e linee guida.
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