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Campione gratuito o a pagamento: la politica di un fornitore
State definendo un assortimento? Preventivo entro 24 ore, campione in 3–5 giorni lavorativi, documentazione CE/RoHS inclusa.
La domanda sul campione gratuito arriva quasi sempre nella prima email, insieme alla richiesta di listino. È una domanda legittima e la risposta è più semplice di quanto sembri: un fornitore che lavora in private label non regala campioni, e non perché sia tirchio. Un campione di catalogo costa pochi euro di merce e venti di corriere; un campione personalizzato costa una giornata di linea. Se ve lo regalano in entrambi i casi, state parlando con un intermediario che spedisce da un magazzino che non controlla.
La domanda giusta non è «quanto costa il campione»
La domanda utile è un'altra: questo campione è lo stesso prodotto che riceverò nel lotto? Da quella risposta discende tutto il resto, incluso il prezzo. Un campione di catalogo, prelevato da scorte di referenze già in produzione, può essere spedito in tre-cinque giorni lavorativi e ha un costo di merce più trasporto. Un campione costruito sulle vostre specifiche richiede una pre-serie, e una pre-serie non è una cortesia: occupa la linea, consuma materiale e richiede un'attrezzatura che va tarata.
Tre categorie di campione, tre regimi
Nel primo contatto conviene dire a quale categoria appartenete, perché è quello che determina tempi e prezzo.
| Tipo | Da dove viene | Tempi indicativi | Chi paga |
|---|---|---|---|
| Campione di catalogo | Scorte di referenze in produzione | 3-5 giorni lavorativi | Merce e trasporto, di norma l'acquirente |
| Campione personalizzato | Referenza di catalogo con colore, marchio o imballo modificati | Alcune settimane, secondo le modifiche | L'acquirente, con costo di attrezzaggio separato |
| Pre-serie (PPS) | Stampo e materiali di produzione, ciclo completo | Si misura in settimane | L'acquirente; spesso accreditato sul primo ordine |
La terza riga è quella che conta in private label. Un campione prelevato da uno stampo diverso da quello che produrrà il vostro lotto non è un campione: è un'illustrazione. Se il fornitore non distingue le tre categorie, o non ha una linea sua, o non ha capito il progetto [D.Lgs. 206/2005, 2005].
Perché un campione gratuito costa più di uno pagato
Il campione gratuito ha un difetto strutturale: nessuno lo sceglie. Nella maggior parte dei casi è la referenza più venduta del catalogo, spedita perché è lì. Il campione pagato, invece, è stato prelevato o costruito per rispondere a una specifica, e la specifica è scritta. La differenza non è il denaro: è che nel secondo caso esiste un documento con cui confrontare quello che arriverà.
Un secondo effetto è meno visibile e più costoso. Chi non paga il campione tende a non approvarlo formalmente: lo guarda, dice «va bene», lo mette in un cassetto. Quando il lotto arriva con una finitura leggermente diversa, non c'è nulla da confrontare, e la discussione si riduce alla memoria di due persone. Il campione approvato e sigillato è l'unico strumento che chiude quella discussione in cinque minuti.
Che cosa mettere per iscritto prima di pagare
Prima del bonifico conviene fissare quattro punti, tutti in una email che il fornitore deve confermare:
- Che cosa contiene il campione. Referenza, colore, durezza, imballo, marchio. Un campione senza distinta è un oggetto, non un riferimento.
- Se il campione è costruito con stampo e materiali di produzione. È la sola domanda che separa un fornitore da un rivenditore.
- Se il costo è accreditato sull'ordine. Prassi comune: il costo del campione viene scomputato dal primo ordine sopra una certa quantità. Va scritto, non ricordato.
- Chi paga il trasporto e con quale resa. Un campione spedito con resa diversa da quella del lotto può arrivare con costi che nessuno aveva messo in conto [Incoterms, 2020].
Il campione approvato va sigillato in tre copie
Quando il campione va bene, la prassi corretta è chiuderlo e farne tre esemplari: uno resta in fabbrica, uno a voi, uno all'ispettore che seguirà la pre-spedizione. Ogni busta porta la data, il numero di referenza e una firma, e non si riapre. Serve a una cosa sola, ma decisiva: quando arriva il lotto, il confronto non si fa a memoria né a fotografia, si fa contro un pezzo fisico [Regolamento 2023/988, 2023].
Chi vuole vedere come si inserisce questo passaggio nella sequenza completa trova la descrizione del ciclo in lanciare un marchio privato in cinque passi, e i vincoli di quantità in quante unità compongono davvero un MOQ. La scheda tecnica di riferimento, per il silicone, è in scheda tecnica del silicone platinico.
Quanto tempo si perde a non chiederlo
Un ciclo di campionatura fatto bene costa due o tre settimane. Fatto male ne costa sei, perché si scopre il problema solo alla pre-serie, quando l'attrezzatura è già stata costruita. È il tipo di ritardo che non si recupera: la finestra produttiva è già stata prenotata e il materiale è già stato acquistato. Per questo la politica sui campioni non è un dettaglio amministrativo: è il punto in cui il progetto prende o perde un mese.
Riferimenti
Le fonti sono pubbliche. Nessuna riguarda il prezzo: riguardano che cosa il campione deve dimostrare.
- Decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206 — Codice del Consumo, obblighi di conformità del bene alla descrizione fornita dal professionista.
- Regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti — valutazione del rischio e fascicolo tecnico che accompagnano l'immissione sul mercato, applicabile dal 13 dicembre 2024.
- Norma UNI EN ISO 9001:2015 — sistemi di gestione per la qualità, controllo dei processi di fornitura esterna e verifica dei prodotti acquistati.
- Camera di Commercio Internazionale, Incoterms 2020 — ripartizione di costi e rischi nella spedizione di campioni e merci.
Il punto 3 della lista è quello che distingue un campione da una promessa: la norma chiede che il prodotto acquistato sia verificato rispetto a requisiti definiti, non rispetto a un'impressione.
Fonti e riferimenti
- [Williamson, 1985] O. E. Williamson, The Economic Institutions of Capitalism, Free Press, 1985 — specificità degli investimenti e costi di transazione.
- [Porter, 1985] M. E. Porter, Competitive Advantage, Free Press, 1985 — catena del valore e costi di setup.
- [Gereffi, Humphrey e Sturgeon, 2005] G. Gereffi, J. Humphrey, T. Sturgeon, « The governance of global value chains », Review of International Political Economy, vol. 12, n. 1, Routledge, 2005.
- Norma ISO 2859-1:1999 — procedure di campionamento per l'ispezione per attributi.
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