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Audit di seconda parte: come si prepara e cosa si guarda
State definendo un assortimento? Preventivo entro 24 ore, campione in 3–5 giorni lavorativi, documentazione CE/RoHS inclusa.
Un audit di seconda parte è la visita che un cliente fa al proprio fornitore, con una checklist propria, per stabilire se il sistema di qualità esiste come prassi o come raccoglitore di moduli. È diverso dall'ispezione pre-spedizione, che guarda un lotto, e diverso dalla certificazione di terza parte, che guarda la conformità a una norma. Chi confonde i tre strumenti finisce per chiedere a un audit una risposta che l'audit non può dare.
Chi conduce un audit di seconda parte, e con quale mandato
L'audit di seconda parte si conduce in prima persona o si affida a una società indipendente. La scelta non dipende dal budget ma da una domanda: chi deve poter dire «l'ho visto»? Se il rapporto serve a un comitato d'acquisto o a un cliente finale, serve un soggetto terzo, perché un rapporto firmato da chi ha interesse a chiudere l'ordine vale poco. Se serve a voi per decidere se continuare, potete andare di persona — a patto di sapere che cosa state guardando. [ISO 19011:2018, 2018].
Il mandato va scritto. Un audit senza criteri di accettazione dichiarati prima della visita produce un rapporto che si può discutere all'infinito, perché nessuno aveva detto che cosa sarebbe stato considerato sufficiente.
La checklist si scrive prima di partire
Una checklist utile non è lunga: è fatta di domande la cui risposta è un documento o un'osservazione, non un'opinione. Sei aree coprono quasi tutto quello che conta in un accessorio elettronico.
| Area | Che cosa si chiede | Che cosa dimostra |
|---|---|---|
| Tracciabilità dei materiali | Registri di carico e scarico dei lotti di silicone, TPE, batterie | Che il materiale dichiarato è quello usato |
| Controllo in ingresso | Verbali di collaudo sui componenti critici | Che il fornitore controlla i suoi fornitori |
| Calibrazione | Certificati degli strumenti di misura, con scadenza | Che i numeri del collaudo sono numeri |
| Non conformità | Registro con azioni correttive chiuse | Che il sistema impara dai difetti |
| Prove finali | Postazioni di collaudo funzionanti, in uso | Che il test esiste davvero |
| Conservazione documenti | Archivio delle dichiarazioni e dei rapporti di prova | Che la documentazione sopravvive al contratto |
La quarta riga è quella che separa un fornitore maturo da uno che sa solo produrre. Un registro di non conformità vuoto non significa assenza di difetti: significa che nessuno li ha annotati.
Le evidenze che un auditor deve vedere, non farsi raccontare
Un'evidenza oggettiva è un dato verificabile: un numero di lotto che compare sul registro e sull'imballo, un certificato di calibrazione con la data, un verbale firmato. Una dichiarazione orale non è un'evidenza, e un campione preparato per la visita non è un'osservazione del processo: è una messinscena, spesso involontaria, che l'auditor deve saper riconoscere chiedendo di vedere una registrazione di una settimana prima.
La tecnica che funziona meglio è la più semplice: prendere un codice di lotto da una scatola a caso in magazzino e risalire al materiale, al collaudo e alla spedizione. Se la catena si chiude in cinque minuti, il sistema esiste. Se servono tre telefonate, non esiste.
Come si chiude: tre livelli, non uno
Le risultanze di un audit si classificano, perché un rapporto in cui tutto è «da migliorare» non si può usare per decidere nulla.
- Non conformità maggiore. Il processo manca o non è applicato: nessuna tracciabilità, nessuna calibrazione, nessun collaudo finale. Blocca l'ordine.
- Non conformità minore. Il processo esiste ma ha falle documentali: registri incompleti, certificati scaduti. Si corregge con un piano datato, e si verifica alla visita successiva.
- Osservazione. Non è una violazione: è un rischio prevedibile. Non richiede azione immediata, ma va scritta, perché fra sei mesi sarà la prima cosa da ricontrollare.
La riunione di chiusura va fatta lo stesso giorno, con chi era presente in linea. Un rapporto spedito due settimane dopo arriva quando nessuno ricorda più che cosa ha visto, e l'azione correttiva parte già in ritardo [UNI EN ISO 19011, 2018].
Che cosa un audit non dimostra
Non dimostra la conformità del lotto che state per ricevere: quella la dice solo l'ispezione, con un piano di campionamento. Non dimostra che il prodotto sia sicuro: quella è la valutazione del rischio, un documento che si legge. Non sostituisce la prova di laboratorio: un auditor verifica che il rapporto esista, non che i valori siano corretti. Chi usa un audit per rispondere a tutte e tre le domande lo usa male, e di solito lo scopre quando arriva il primo lotto non conforme.
Per il confronto tra i tre strumenti e la sequenza corretta, la lettura che segue è verificare un fornitore senza viaggiare; per la parte documentale il riferimento è riconoscere un vero produttore, e per il lotto l'ispezione pre-spedizione con piano AQL.
Riferimenti
- Norma UNI EN ISO 19011:2018 — linee guida per gli audit dei sistemi di gestione: programma, criteri, competenza dell'auditor e gestione delle risultanze.
- Norma UNI EN ISO 9001:2015 — sistemi di gestione per la qualità, valutazione e controllo dei fornitori esterni.
- Regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato — obblighi di diligenza degli operatori economici e conservazione della documentazione.
- Regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti — fascicolo tecnico e valutazione del rischio che l'importatore deve poter esibire.
Il quarto testo è quello che rende l'audit un interesse dell'acquirente e non solo del fornitore: la documentazione che l'autorità vi chiederà è la stessa che l'auditor deve aver visto esistere [Regolamento 2023/988, 2023].
Fonti e riferimenti
- Norma ISO 19011:2018 — linee guida per gli audit dei sistemi di gestione.
- Norma ISO 9001:2015, punto 8.4 — controllo dei processi, prodotti e servizi forniti esternamente.
- [Juran, 1999] J. M. Juran (a cura di), Juran's Quality Handbook, 5ª ed., McGraw-Hill, 1999.
- [Williamson, 1985] O. E. Williamson, The Economic Institutions of Capitalism, Free Press, 1985.
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